Cu o activitate de peste 10 ani în cadrul ASRO, Adina Hațegan, Managerul Departamentului Marketing Vânzări ne vorbește despre principalele provocări pe care le întâmpină în relația cu clienții, complexitatea și diversitatea standardelor, “standardele inteligente” și tendințele europene în materie de digitalizare și nu în ultimul rând, despre modul în care este abordată diversitatea în activitatea de standardizare.

Revista Standardizarea: Coordonați departamentul din cadrul ASRO care are rolul de a pune la dispoziție standarde pentru clienții naționali și nu numai. Cum identificați nevoile reale ale clienților și cât de avizați sunt aceștia atunci când se adresează organismului național de standardizare?

Adina Hațegan: Suntem singurul furnizor de standarde și produse derivate ale acestora la nivel național. Clientului îi este ușor să ne găsească, în special în ultimii ani, de când digitalizarea ne-a determinat să eficientizăm modul în care punem la dispoziție produsele și serviciile ASRO. Prin intermediul instrumentelor online, achiziția de standarde a devenit facilă pentru companiile din piață, iar experiența utilizatorului de standarde a devenit ușoară și practică. Timpul este cel mai prețios pentru mulți dintre noi, iar flexibilitatea și adaptarea rapidă la noile oportunități sunt atributele care ne ajută. În plus, digitalizarea a fost elementul vital care a făcut ca procesele de lucru să nu fie afectate în timp, ci doar
reinventate.

În ceea ce privește nevoia, există situații când aflăm de la client, dintr-o perspectivă avizată, ce anume își dorește.
De multe ori, el este cel care își identifică cel mai bine necesitatea și vine spre noi cu liste exacte, cerute de către specialiștii care lucrează în producție, care fac încercările de laborator sau care verifică procesele interne ale organizației (și nu numai). În alte cazuri însă, avem discuții complexe pentru a identifica exact listele de standarde, deoarece domeniile pentru care există standarde/documente de standardizare sunt extrem de diverse, iar clasificarea acestora pe ICS-uri (International Classification of Standards) ne ajută să scurtăm procesul de determinare a nevoii specifice.

Cei mai mulți dintre clienții noștri sunt abonați la informații și se educă în mod continuu, iar specialiștii cunosc foarte bine cerințele: atât pe cele tehnice, cât și pe cele de reglementare și control. În unele ramuri ale industriei, planificarea, fabricarea și vânzarea produselor se realizează de către sucursale diferite, poate chiar din alte regiuni sau țări, și atunci noi, ca furnizor de servicii, trebuie să punem la dispoziție un sistem integrat de management al documentelor care să poată fi accesat de către mai mulți utilizatori, cu nevoi diferite, în cadrul aceleași companii. Standardele în format fizic, tipărite, au fost înlocuite de formate electronice, în „biblioteci” virtuale, spațiu în care specialistul găsește mult mai rapid tot ce are nevoie.

Digitalizarea completă este unul dintre obiectivele strategice pentru definirea viitorului model de afaceri al ASRO, menit să răspundă nevoilor în continuă evoluție ale clienților, dar, în același timp, să își eficientizeze procesele, în special acum, când standardele tind să devină din ce în ce mai complexe.

Revista Standardizarea: Ce înseamnă, în practică, faptul că standardele devin din ce în ce mai complexe și uneori se suprapun în domeniile lor de aplicare?

Adina Hațegan: Devine tot mai dificil pentru clienți să-și găsească drumul în gama largă pe care o oferă domeniile vaste, precum construcțiile sau zona alimentară, și să se asigure că au la dispoziție cele mai recente ediții sau cele mai
potrivite documente pentru activitatea lor. De aceea, dorim să le oferim pe lângă conținut, și soluții de acces și de ghidare, acest lucru însemnând suport în identificarea corectă a nevoii lor specifice. Astfel, platforma Info.Standard 5.0, pe care am dezvoltat-o, vine cu un instrument de previzualizare, valabil pentru toate standardele din colecția națională. Prin intermediul acestuia, clienții au acces la cuprinsul și domeniul de aplicare al standardelor: procesul de identificare corectă a nevoii, înainte de achiziție, este simplificat, iar decizia de cumpărare devine practic total avizată.

De asemenea, în pachetele mai complexe pe care le oferim, clientul poate să consulte toate standardele de pe un anumit domeniu, acest lucru ajutându-l să acceseze informații din mai multe surse, pentru o documentare completă. Totodată, în abonamentele Premium, spre exemplu, clientul este asigurat că în contul său există cele mai noi ediții ale standardelor, dar și că principiul de licențiere pentru mai mulți utilizatori este respectat.

În viitor, clienții vor aștepta de la noi mai mult decât documentele standard, percepute ca fiind rigide. Mai degrabă, cerințele lor vor viza aplicații sau produse software, ca modalități derivate, care să le ofere suport practic, spre exemplu, într-o anumită etapă a planificării sau a producției.

Revista Standardizarea: Cum reacționați la nevoile în continuă schimbare ale clienților, în special în ceea ce privește digitalizarea proceselor?

Adina Hațegan: Am intrat în era „standardelor inteligente”, în care se dorește ca standardele/documentele de standardizare să fie astfel puse la dispoziția clientului încât să răspundă exact nevoii acestuia.
Pentru a înțelege mai bine, să luăm în considerare următorul exemplu:
La construirea unui pod sau a unei clădiri de birouri, se fac calcule statistice folosind formule specifice care sunt prezentate în unul sau mai multe standarde. În acest sens, textul complet al standardelor prezintă mai puțin interes; adesea este necesară doar o formulă sau un punct de referință specific din acestea. Astfel, în viitor, ar putea fi utilizate module de conținut de standard direct integrate, de exemplu, în proiectare, în scopul simplificării procesului de alegere a materialelor.

Revista Standardizarea: Ce înseamnă pentru ASRO, în calitate de furnizor de conținut, acest nou scenariu de utilizare a standardelor?

Adina Hațegan: Suntem într-un moment de tranziție, facem schimb de bune practici și ne implicăm în grupurile de lucru create la nivel european și internațional cu scopul de a găsi soluții inovative. Acestea vin, deseori, din partea colegilor noștri din țări în care industria este mai implicată în activitatea de standardizare, care este mai dezvoltată, iar procesele sunt mai clar definite.

În mod cert, este necesar să ne redefinim poziția și modul de abordare, deoarece vom deveni, în relația cu clienții noștri, un furnizor de conținut de tip metadate, respectiv, informații granulare, sub forma modulelor standardizate de date, puse la dispoziție utilizatorilor prin intermediul unor platforme electronice. Aceasta înseamnă transformarea unui standard (PDF) într-un conținut structurat digitizat, citibil de către mașini, care are adăugate metadate, astfel încât să poată fi apoi introdus la momentul potrivit într-un proces de proiectare sau de încercare.

Când vom ajunge în acest moment, vom putea vorbi, de fapt, despre standardele inteligente. Cel puțin, aceasta este noua tendință și noul scop la care s-au angajat organizațiile de standardizare. Se preconizează că în viitor sistemul de date și structura acestora vor fi mai importante în aplicarea standardelor decât conținutul standardelor în sine.
La nivel internațional, există și o serie de inițiative inovative, deja puse în practică, în ceea ce privește abordarea produselor de standardizare. Astfel, regăsim o abordare utilă pentru clienții care au deja ediții mai vechi și pentru care edițiile redline (RLV) sunt foarte avantajoase, oferind o modalitate rapidă și ușoară de a vizualiza toate modificările (evidențiate cu roșu) pe care le aduce o ediție nouă a unui standard în raport cu ediția anterioară.

De asemenea, versiunile comentate ale standardelor (CMW) sunt o altă soluție, acolo unde experții care sunt implicați în comitetele tehnice aduc importante informații suplimentare, practice, care vin în sprijinul utilizatorului.
Unele standarde, să le numim (B), sunt corelate cu alte standarde, adică au în interior trimiteri către alte documente,
documente de referință (A). Așa numitele extended version (EXV) sunt menite să ofere utilizatorului un conținut cuprinzător, constând din aceste standarde (B) și documentele lor de de referință (A), cu înlocuiri sau completări suplimentare.

O altă inițiativă este reprezentată de produsele de tip test report form (TRF), care documentează rezultatele reale din încercările efectuate pe un produs sau componentă, pentru a evalua conformitatea cu un standard. Sunt elaborate de un organism național de certificare (BCN). Spre exemplu, TRF-urile elaborate de către IECEE sunt complete și perfect aliniate cu standardele IEC. În plus, știm că acestea au fost pe deplin verificate și aprobate de laboratoarele de încercare și organismele de certificare recunoscute.

Cu alte cuvinte, sunt pe deplin validate. Pe măsură ce utilizatorul din țara noastră va experimenta domenii complexe, va simți nevoia să dețină documente care să îi răspundă unor cerințe mult schimbate și să îi ușureze misiunea.

Revista Standardizarea: Ce fac organizațiile de standardizare CEN și CENELEC pentru progresul către standardele inteligente?

Adina Hațegan: În acest scop, CEN și CENELEC au creat mai multe grupuri de lucru, axate pe dezvoltarea de platforme și procese, care, pe lângă activitatea de elaborare a standardelor EN, se ocupă și de clarificarea în prealabil a multor aspecte și căutarea unor soluțiile potrivite și adaptate pieței.

Proiectul Smart Standards își propune să creeze un cadru până în anul 2024 care să permită elaborarea unor standarde al căror conținut să poată fi citit de către mașini, softuri, făcând astfel ca documentele să rămână relevante pentru utilizatorii din ce în ce mai avansați.Proiectul este multidisciplinar, cu elemente comerciale, juridice, de IT etc.

Un alt proiect, aflat încă la început de drum, este Open Source, menit să apropie produsele standardizării de soluțiile deja cunoscute de open source. Ce înseamnă acest lucru? Că nu este vizat doar formatul standardelor, dar și licența sub care sunt elaborate. În 2021, au fost câteva documente care au atras atenția, cum ar fi CWA-urile (acele documente de standardizare care au durată de elaborare mult mai scurtă în raport cu standardele).

La nivelul standardizării europene se lucrează în continuare la îmbogățirea relației cu cercetarea și pentru aceasta este necesară construirea de parteneriate cu cercetarea din toate domeniile și de la toate nivelurile, în mod special cu universitățile.

O altă provocare este aceea de a verifica în mod constant situațiile în care standardele sunt revizuite și există ediții noi. Clienții noștri trebuie să se asigure că pot accesa întotdeauna ultima ediție a unui standard (de exemplu, atunci când un produs este pus pe piață și trebuie să respecte cele mai noi reglementări).

Revista Standardizarea: Care sunt cele mai importante provocări întâmpinate în activitatea dvs.?

Adina Hațegan: Referindu-ne la misiunea de a comunica într-un mod cât mai atractiv despre niște produse de nișă, cum sunt standardele, dar care stau, de cele mai multe ori, în spatele unor procese bine definite și a unor produse
calitative și de succes, pot afirma cu convingere că este dificilă, dar și generatoare de satisfacții, în momentul în care piața se îndreaptă către noi, căutând soluții, știind că suntem singurii care le pot oferi sprijin.

Standardele sunt acele elemente invizibile, care o dată implementate, ușurează înțelegerea mecanismelor complexe, integrează sistemele, uniformizează relația cu legislația și reglementările, stabilesc punți cu consumatorul final.
Poate una dintre cele mai mari provocări pentru echipele de marketing și comunicare este aceea de a decodifica mesajul despre standardizare și de a-l face ușor accesibil și interesant. Educația despre standardizare la nivel național este, de asemenea, importantă și este singura care ne poate ajuta: standardizarea este o activitate tehnică, rigidă, iar nevoia de a pregăti generațiile viitoare de ingineri, proiectanți și nu numai, este extrem de importantă.

În țări mult mai dezvoltate, spre exemplu, noțiunile despre standardizare sunt introduse încă din școala primară, în sensul că, prin jocuri și abordări elementare, elevii înțeleg logica existenței unor repere, a unor principii sau a unor unități care trebuie să ghideze modul în care au loc procesele din jurul lor și că fără acestea lumea ar fi haotică.

Din punct de vedere strategic, este important să te întrebi, în special în momente de cumpănă sau în perioada crizelor, atunci când se nasc oportunități, cum îți poți transforma activitatea în ceva extraordinar pentru societate. Atunci este momentul oportun să îți demonstrezi rolul.

De exemplu, standardizarea a reușit să își consolideze poziția și să își demonstreze importanța în perioada pandemică, oferind standardele deja elaborate în domeniile stringente. Printre cele mai importante standarde achiziționate în perioada 2020-2022 s-au regăsit cele pentru echipamentele și dispozitivele medicale, inclusiv ventilatoare și echipamente respiratorii, îmbrăcăminte de protecție, produse de curățare a mâinilor și dezinfectanți, precum și pentru managementul continuității activității, securitate și reziliență.

Acest lucru a fost extrem de util în spitale și pentru a ajuta producătorii să intensifice producția de echipamente și materiale medicale esențiale. În momente ca acestea, standardele au un rol profund stabilizator în a ajuta organizațiile să își gestioneze procesul de management al continuității și să se pregătească mai bine pentru evenimentele viitoare neprevăzute.

Revista Standardizarea: Cum este abordată diversitatea în standardizare? Sunt femeile suficient de reprezentate și implicate în activitatea de standardizare?

Adina Hațegan: Elaborarea standardelor este încă un domeniu dominat de bărbați, dar lucrurile se schimbă treptat și ar trebui să evolueze, dacă promovăm diversitatea în comitetele noastre tehnice. Diversitatea este întotdeauna generatoare de progres și evoluție. Standardizarea înseamnă integrarea diferitelor puncte de vedere într-un singur document. Prin urmare, cu cât modul de elaborare a standardelor/documentelor de standardizare aduce la aceeași masă actori cât mai diverși, cu atât acestea vor fi mai utile.

La elaborarea și revizuirea standardelor, este important să existe reprezentare dintr-un grup divers de părți interesate și experți, inclusiv femeile. Astfel, pentru ASRO este o provocare în a găsi și a susține în activitatea națională femei care să aducă plusvaloare standardelor. Le prețuim foarte mult pe cele care sunt alături de standardizare, în domenii tehnice sau interdisciplinare, complexe, care duc mesajul standardizării mai departe și care sunt adevărații ambasadori ai acesteia.